Tietosuojaseloste

Pokali on päivittänyt tietosuojaselosteensa 31.7.2024. 

Tietosuojaseloste koskee jäsenrekisteriä, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteriä, koulutus- ja tapahtumaosallistujarekisteriä ja markkinointirekisteriä.

Rekisterinpitäjänä toimii Pohjois-Karjalan Liikunta ry (Pokali):

• Länsikatu 15, Rak.1, 80110 Joensuu

Yhteyshenkilönä toimii Tomi Pyylampi:

• puh. 040 773 9243
• toimisto(at)pokali.fi

Tietosuojaselosteen pääkohtia ovat:

• Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
• Rekisterit
• Rekisteröidyt
• Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
• Käsiteltävät henkilötiedot
• Säännönmukaiset tietolähteet
• Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
• Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
• Henkilötietojen säilytysaika
• Rekisteröidyn oikeudet
• Oikeus valittaa viranomaiselle
• Pakolliset tiedot
• Seuraus, mikäli tietoja ei luovuteta
• Tietoja saadaan myös jäsenorganisaatioilta ja ilmoittautumisjärjestelmistä
• Yhteydenotot
• Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

• Pohjois-Karjalan Liikunta ry (Pokali)
• Länsikatu 15, Rak. 1, 80110 Joensuu
• Toimiston sähköposti: toimisto(at)pokali.fi
• Yhteyshenkilö: Tomi Pyylampi, puh. 040 773 9243

Rekisterit

Tämä tietosuojaseloste koskee jäsenrekisteriä, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteriä, koulutus- ja tapahtumaosallistujarekisteriä ja markkinointirekisteriä.

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamushenkilöiden, nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden, toimintaan liittyvien muiden organisaatioiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteys- ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien ja osallistuneiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien yhteys- ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta, ylläpito, kehittäminen ja markkinointi. Lisäksi rekisterin käyttötarkoitus on koulutus- ja tapahtumaosallistujien tietojen ajantasainen hallinta ennen kyseistä tilaisuutta, sen aikana ja sen jälkeen sekä tietojen ylläpito, kehittäminen ja henkilöryhmäkohtainen kohdennettu markkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1. Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamushenkilöiden ja nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden yhteys- ja luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön
2. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 
3. Koulutus- ja tapahtumaosallistujien osalta rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu näissä tilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuisen valvonta.
4. Markkinointirekisterin ja kuvien käytön osalta suostumukseen

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

• nimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• rooli (markkinoinnin kohdentaminen)
• Pokalin toiminnan markkinointi (suostumus)
• Pokalin myöntämät ansiomerkit

Osallistujilta kerättävät tiedot:

• nimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• rooli
• syntymäaika (leiritoimintaa varten)
• henkilötunnus (työllistämispalveluita varten)
• terveystiedot sis. ruoka-aineallergiat/erityisruokavalio (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Pokalin jäsenorganisaatioilta, julkisilta www-sivuilta, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään, tai alaikäisten osalta huoltajan ilmoituksen perusteella.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Pokalin järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pokalin ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Pokalin entinen tai nykyinen luottamushenkilö tai Pokalin jäsenorganisaation luottamus- tai yhteyshenkilö tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen jäsenorganisaation henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen (3) ja enintään kymmenen (10) vuoden vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus perutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kuvan käyttämiseen. Rekisteröity voi antaa Pokalille kanavakohtaisia markkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pokalin käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Pokalin oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Pokali käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Pokali voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Pokali voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa viranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Pokalin luottamushenkilöiden ja Pokalin jäsenorganisaatioiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot).

Sopimuskumppanien perus- ja yhteystiedot (sopimuksen tekeminen).

Terveystiedot sis. ruoka-aineallergiat/erityisruokavalio tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä) (sopimuksen tekeminen).

Seuraus, mikäli tietoja ei luovuteta

Pokalin luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Pokalin jäsenorganisaatioksi ei voida hyväksyä ilman pakollisten luottamus- ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen luovuttamista.

Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenorganisaatioilta ja ilmoittautumisjärjestelmistä

Tietojen luovuttaja on Pokalin jäsenorganisaatio, joka ilmoittaa omia luottamus- ja yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja saadaan jäsenorganisaatioilta, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.

Tiedot kerätään koulutus, ja tapahtumailmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Hyviö-tietojärjestelmä

Pohjois-Karjalan Liikunta toimii Hyviö-tietojärjestelmän ylläpitäjänä. Hyviö-tietojärjestelmään kerätään tietoja Pohjois-Karjalan Liikunnalle tilastointi- ja tutkimustietoa varten. Pohjois-Karjalan Liikunnalle luovutettavat tiedot ovat liikuntaneuvonnan asiakkaan ikä, sukupuoli sekä taustatiedot alku- ja loppukartoituslomakkeista, ja myös fyysisen terveydentilan alku- ja loppumittaustulokset. Mitään asiakkaan tunnistetietoja tai muuta arkaluonteista tietoa ei kerätä eikä luovuteta. 

Yhteisrekisteriä pidetään sen vuoksi, jotta eri toimijatahojen   toteuttamaa liikuntaneuvontaa voidaan laadukkaasti toteuttaa. 

Hyviö-sovelluksen palveluntarjoaja käyttää tallennustilana Microsoftin Azure-pilvipalveluita. 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@pokali.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pohjois-Karjalan Liikunta ry, Pokali

• Länsikatu 15, Rak.1
• 80110 Joensuu

Tomi Pyylampi

• toimisto(at)pokali.fi
• Puh. 040 773 9243

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 6.6.2018.

Hyviö-tietojärjestelmä lisätty tietosuojaselosteeseen 30.7.2024.

Ladattava tiedosto

Voit lukea Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n tietosuojaselosteen myös alla olevasta tiedostosta.